Зачем нужен журнал регистрации служебных записок в организации?

Вопрос: Зачем нужен журнал регистрации служебных записок в организации?

Ответ: Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета - журнал.

Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль.

Целесообразность единого учета служебных записок определяется внутренним документооборотом организации.

Как ведется журнал регистрации служебных записок?

Служебная записка - это внутреннее деловое письмо, с помощью которого решаются текущие производственные вопросы. Основное назначение служебной записки - обмен служебной информацией между работниками одной организации.

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета - журнал.

Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль.

Целесообразность единого учета служебных записок определяется внутренним документооборотом организации.

Российский терминологический ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) определяет регистрацию документа как присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (пп. 84 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом под регистрационно-учетной формой понимается документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля (пп. 86 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Таким образом, регистрацию служебных записок можно определить как процедуру внесения соответствующих записей в журнал с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Порядок оформления журнала регистрации служебных записок не регламентирован, как и не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно, закрепив ее в ЛНА организации, например в положении о документообороте. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. При ведении журнала в бумажном виде необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации (при наличии).

Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:

• порядковый номер записи;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);
• наименование заголовка служебной записки или ее краткое содержание;
• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
• Ф.И.О. и должность подписанта;
• виза руководства (при наличии);
• ответственный за выполнение (должностное лицо, которому направляется служебная записка);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• комментарии и примечания.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации служебных записок, и при необходимости может как добавить, так и убрать дополнительные графы.

При оформлении титульного листа журнала регистрации служебных записок указываются: организационно-правовая форма и название организации; наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае - служебных записок); дата начала и окончания ведения журнала; должность и Ф.И.О. работника, ответственного за ведение журнала регистрации.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Срок хранения подобного журнала не регламентирован. Вместе с тем согласно Перечню, утвержденному Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень), журналы по регистрации поступающих и отправляемых документов, а также распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности организации должны храниться пять лет (ст. 182 Перечня). Кроме того, можно ориентироваться на сроки хранения служебных записок, которые также составляют пять и менее лет в зависимости от отношений, которые эти записки затрагивают (см., например, ст. ст. 17, 20, 47, 48, 159, 186, 382, 383, 519, 520, 587, 588, 611 Перечня). При этом сроки временного хранения документов, установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п. 4.3 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Вебинар по теме: "Работа с персональными данными работников и контрагентов".