Все об учете командировок работников: от оформления до налогов

Если организации необходимо направить сотрудника по работе в другой город или даже страну, то это надо оформить как командировку, выплатить работнику все полагающиеся суммы и правильно заплатить налоги по этой операции.

«Командировочные» вопросы регулируются Трудовым кодексом, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Что такое командировка

Служебная командировка – это поездка работника на определенный срок, отвечающая 3-м признакам (ст. 166 ТК РФ):

• она производится по распоряжению работодателя;
• цель поездки — выполнение служебного поручения;
• поездка производится вне места постоянной работы.

А вот, к примеру, поездки работников, постоянная работа которых ведется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Соответственно, оплата в этом случае производится не так, как при командировках (в частности, не выплачиваются суточные).

Кого можно направить в командировку

В командировку можно направить практически любого сотрудника. Однако в отдельных ситуациях потребуется письменное согласие работника на командировку. Это касается следующих категорий работников:

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (ст. 259 ТК РФ);
• инвалиды при условии, что командировка не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
• родители ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

О том, что работник вправе отказать от командировки, его должны уведомить письменно (ст. 167, 259 ТК РФ). Никаких негативных последствий при отказе от командировки быть не должно. То есть работника не могут за это депремировать или уволить.

Как оформить командировку

Для направления сотрудника в командировку руководитель должен издать приказ. Можно оформить его в произвольном виде, а можно использовать унифицированные формы (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1):

• № Т-9, если едет 1 человек;
• № Т-9а, если едет несколько человек.

В приказе нужно отразить место назначения командировки, срок в календарных днях, период «с ___ по ___», цель командировки и при необходимости – документ, послуживший основанием для командировки (например, служебная записка непосредственного руководителя командированного сотрудника).

О том, как оформить цель командировки (с примерами), читайте здесь.

О том, как составить служебную записку о командировке, вы можете посмотреть здесь.

Больше никаких документов (командировочное удостоверение, служебное задание) оформлять не требуется (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427). И получать на каком-либо документе отметку принимающей стороны (как это было ранее при использовании командировочного удостоверения) не требуется.

Если организация направляет в командировку совместителя, то всё оформляется и оплачивается точно так же, как по основному работнику.

Если вдруг понадобится продлить командировку, то руководитель должен издать приказ об этом в произвольной форме. Работника нужно ознакомить с этим приказом, например посредством отправки ему приказа по email. Образец такого приказа можно посмотреть здесь.

Возможна и иная ситуация. Приказ о командировке уже издан, работник купил билеты и оплатил гостиницу, однако надобность в командировке отпала. Руководитель должен издать приказ об отмене командировки в произвольной форме (образец такого приказа можете посмотреть тут). Работник должен составить авансовый отчет и отчитаться о потраченных суммах. Штрафы за возврат билетов и отмену гостиницы можно будет учесть в налоговых расходах, если отмена командировки обоснована (Письмо Минфина от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

О том, как отражать период командировки в форме СЗВ-СТАЖ, читайте здесь.

Какие суммы надо выплатить командированному работнику

Работнику, который направлен в командировку, должны быть выплачены (ст. 167, 168 ТК РФ):

• средний заработок за каждый рабочий день командировки (включая дни в пути). Соответственно, зарплату за дни командировки выплачивать не надо;
• возмещение расходов на проезд;
• возмещение расходов по найму жилого помещения;
• суточные за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и день приезда (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Суточные призваны возместить расходы сотрудника на проживание вне места постоянного жительства, в частности расходы на питание. Если речь идет о загранкомандировках, то за день выезда в командировку суточные платятся по нормам для загранкомандировок, а за день въезда в РФ – по нормам по России (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749);
• возмещение иных расходов, которые работник произвел с разрешения или с ведома руководителя. Например, работник может в командировке пользоваться услугами такси. Если руководитель не возражает против этого, то расходы на такси будут учитываться точно так же, как любые другие расходы на проезд в командировке.

О том, как оформить и учесть парковку в аэропорту при командировке, читайте в отдельной консультации.

Средний заработок считается по определенным правилам. Об этом вы можете прочитать здесь.

Для быстрого расчета среднего заработка за время командировки вы можете воспользоваться Калькулятором.

Размеры возмещаемых расходов и суточных законодательно не утверждены. Каждая организация вправе установить их самостоятельно, закрепив в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках) или в коллективном договоре (ст. 168 ТК РФ).

Посмотреть образец Положения о командировках вы можете здесь.

А если получилось так, что командировка попала на выходные или праздничные нерабочие дни, то эти дни нужно оплатить следующим образом:

• за эти дни положены суточные, даже если работник не работал (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749);
• за выходной день в командировке, когда работник не работал, средний заработок платить не нужно (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749);
• если же в выходной день работник работал или был в пути (например, выехал в командировку в воскресенье в 20.00), то такой день оплачивается как работа в выходной день (Письмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110). Подробнее об этом читайте отдельную консультацию.

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени командировка (включая выходные дни, когда сотрудник отдыхал) отражается буквенным кодом «К» или цифровым «06».

Выходные дни, попавшие на период командировки, в которые сотрудник работал или был в пути, отражается буквенным кодом «К/РВ» или цифровым «06/03».

Расчеты с командированным работником

До командировки работнику должен быть выдан аванс наличными или путем перечисления денег на банковскую карту (можно зарплатную) (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Также организация может сама приобрести для работника билеты на проезд и оплатить гостиницу. Тогда работнику не придется отчитываться об этих тратах.

А по возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться о потраченных во время командировки суммах. Проще всего оформить авансовый отчет. Этот документ оформляется в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Правда, надо сказать, что нарушение срока составления авансового отчета не является основанием для невозмещения работнику потраченных сумм или для неучета расходов для целей налогообложения. Наличие такого срока носит скорее воспитательный характер.

К авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие расходы:

• по проживанию – чек ККТ, счет гостиницы (при аренде квартиры — договор аренды квартиры, документ об оплате);
• по проезду – билеты и т.д. Кстати, если работник поехал в командировку на собственном автомобиле, организация должна возместить ему расходы на бензин. Можно заключить с работником соглашение об использовании автомобиля в служебных целях, выписать ему путевой лист. Далее работник приложит к авансовому отчету чеки на бензин и служебную записку с описанием, какие суммы были потрачены на проезд, в какой день работник выехал в командировку и в какой вернулся.

В отдельной консультации вы можете посмотреть, как оформить служебную записку об использовании такси в командировке.

Расходование суточных подтверждать не нужно. Работник волен потратить суточные на что считает нужным.

Если выявится, что работник потратил денег больше, чем выданный ему аванс, и руководитель согласовал все потраченные суммы, то работнику нужно возместить перерасход.

Если же работник потратил денег меньше, чем получил на командировку, то остаток он должен вернуть в кассу организации или перечислить на банковский счет организации.

При загранкомандировках суточные можно платить в рублях или в иностранной валюте. Расходы работника, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу из документа об обмене (например, по данным банковской выписки). Если же работник не предоставил такой документ, то надо использовать курс Банка России на дату выдачи аванса или утверждения авансового отчета (если аванса не было или его не хватило) (Письмо Минфина от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967).

Учет и налогообложение командировочных расходов

Как мы уже сказали, в состав командировочных расходов входят суточные, оплата проезда, проживания и иные расходы.

Суточные и все подтвержденные документами расходы (произведенные с согласия руководителя) можно включить в расходы для целей налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Никаких нормативов для этих сумм нет.

НДС по командировочным расходам принимается к вычету в общем порядке (при наличии счета-фактуры, оформленного на имя организации). В частности, нельзя принять к вычету НДС по гостиничным расходам без счета-фактуры. Исключение – расходы на проезд. НДС по ним можно принять к вычету без счета-фактуры, если НДС выделен в билете, поскольку билет является бланком строгой отчетности (Письмо Минфина от 30.11.2020 № 03-07-11/104225).

Суммы возмещения работнику командировочных расходов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они документально подтверждены и согласованы с руководством (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

А вот по суточным и по расходам на проживание без подтверждающих документов в целях НДФЛ и страховых взносов в ПФР, в ФФОМС и на ВНиМ установлены нормативы (необлагаемые суммы). Приведем их в таблице.

Суточные и расходы свыше приведенных сумм облагаются НДФЛ и страховыми взносами как доход сотрудника. По взносам на травматизм нормативов для указанных видов расходов нет.

И обратите внимание на такой момент. Если в счете гостинице будет указано, что в стоимость входит в том числе и питание (например, завтраки), и эта стоимость питания будет выделена отдельной суммой, то стоимость питания нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Ведь питание и так компенсируется работнику суточными. Кроме того, оплаченная за счет работодателя стоимость питания будет являться доходом работника и облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Еще одно напоминание – подтверждающие документы по загранкомандировке, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык. Переводить весь документ не надо. Главное, чтобы было понятно сколько и за что уплачено.

Проводки по командировке

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:

• дебет счета 71 – кредит счета 50, 51, 52 – при выдаче работнику аванса на командировку;
• дебет счета 26 (44) – кредит счета 71 – при утверждении авансового отчета по итогам командировки;
• дебет счета 71 – кредит счета 50, 51, 52 – при возмещении работнику перерасхода по командировке.

Особенности однодневной командировки

Командировка вполне может носить краткосрочный характер, в частности, длиться всего 1 день. В этом случае будут расходы на проезд, но не будет расходов на проживание. А надо ли платить суточные при однодневной командировке?

Нет, при однодневных командировках по России суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

А если это однодневная загранкомандировка (то есть в один день улетел за границу и вернулся), то суточные составляют половину нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

По договоренности с руководителем при однодневных командировках работнику могут быть выплачены суточные и в больших размерах. Например, при однодневной командировке по России организация может выплатить работнику сумму в размере 700 руб. Но это будут уже не суточные, а иной доход работника, который будет облагаться НДФЛ и взносами как обычная трудовая выплата.

Что касается оплаты труда в командировке, то при однодневной командировке в общем порядке выплачивается средний заработок за 1 день.