Уведомить работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска надо за 2 недели. Как исчисляется этот срок?

Вопрос: Уведомить работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска надо за 2 недели. Как исчисляется этот срок?

Ответ: Вы обязаны уведомить работника под подпись о времени начала его ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков (части отпуска, если он разделен) не позднее чем за две недели до начала отпуска. Этот срок исчисляйте в календарных днях, то есть в него включаются и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14, ч. 3 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Какими способами можно уведомить работника о начале ежегодного отпуска

Способ уведомления работника о времени начала ежегодного отпуска нормативно не установлен, и вы можете определить его сами (Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1). Рекомендуем закрепить его, например, в Положении об отпусках.

В частности, вы можете составить отдельное письменное уведомление о начале ежегодного отпуска. Так часто делают на практике. Но есть и другие варианты. Например, достаточно ознакомить работника под подпись с графиком отпусков или с приказом о предоставлении ежегодного отпуска.

Далее расскажем о том, можно ли уведомить работника о начале отпуска по почте, можно ли уведомить работника, отсутствующего на работе, о времени начала ежегодного отпуска по почте и как уведомить дистанционного работника.

Как оформить уведомление работнику о начале ежегодного отпуска

Оформите уведомление работнику о начале его ежегодного оплачиваемого отпуска в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. В уведомлении рекомендуем указать, в частности:

• Ф.И.О. и должность работника, структурное подразделение (при наличии);
• вид ежегодного оплачиваемого отпуска (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
• дату начала и количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков;
• реквизиты графика отпусков, которым утвержден период данного отпуска;
• иную информацию на ваше усмотрение. Например, можете указать дату выхода на работу, срок выплаты отпускных - не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1).

Рекомендуем предусмотреть в уведомлении графу, где работник поставит подпись об уведомлении. Либо сделайте два экземпляра уведомления - один вручите работнику, а на втором попросите его расписаться о получении и ознакомлении с документом.

Иногда на практике ведут журнал регистрации уведомлений, где работник ставит подпись в подтверждение того, что получил уведомление, а также дату его получения. Можете выбрать любой из предложенных способов, все они подтвердят, что вы исполнили требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}

Вебинар по теме: "Изменения в Трудовом и социальном законодательстве в 2024 году".