Существует ли порядок предоставления сотрудниками персональных данных в отдел кадров при их изменении?
Вопрос: Существует ли порядок предоставления сотрудниками персональных данных в отдел кадров при их изменении, например прописки, состава семьи, паспортных данных?
Ответ: Нет. Законом в принципе не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных.
Поэтому в положении об обработке и защите персональных данных целесообразно зафиксировать обязанность работника ставить работодателя в известность о таких изменениях в конкретный срок.
Изменение персональных данных
Законом не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных.
Однако несвоевременное предоставление работником измененных данных может повлиять на исполнение работодателем своих обязанностей. Поэтому в Положении об обработке и защите персональных данных целесообразно зафиксировать обязанность работника ставить работодателя в известность о таких изменениях в конкретный срок. Это избавит работодателя от многих проблем, например от неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть при подаче в налоговый орган документов, содержащих недостоверные сведения о персональных данных работников.
Если у работника изменились, например, фамилия, имя, отчество или дата рождения, необходимо отразить это, в частности, в его трудовой книжке (если ведется).
При смене прописки изменения вносятся во все кадровые документы, где отражены данные о месте жительства (пребывания) работника.
Для внесения изменения в находящиеся у работодателя документы, которые содержат персональные данные соответствующего работника, рекомендуется составить в произвольной форме приказ.
См. образец составления приказа.
См. образец заполнения трудовой книжки.
Внесение изменений в трудовой договор при изменении персональных данных (смена фамилии и т.д.)
Закон не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако рекомендуется все-таки отражать новые данные в договоре либо заключить дополнительное соглашение к нему, в котором отразить соответствующие изменения персональных данных работника.
Порядок изменения паспортных данных в трудовом договоре законодательно не установлен. Отметим, что согласно разъяснениям, размещенным на сайте "Онлайнинспекция.рф", работодателю следует заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, которым в договор будут внесены новые сведения (см. вопрос: Нужно ли менять паспортные данные в договоре при смене паспорта? Если да, то менять в каждом месте или достаточно это сделать единожды? Можно ли зачеркнуть ручкой и от руки написать? Прописать ли обоснование изменений? (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2018) и вопрос: Нужно ли делать дополнительное соглашение к трудовому договору, если работник сменил паспорт? (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2018)).
В дополнительном соглашении об изменении данных паспорта обычно указываются новые персональные данные работника, а также дата, с которой вносимые изменения вступают в силу.
См. образец составления дополнительного соглашения.
Измениться могут и персональные данные работодателя - индивидуального предпринимателя. В этом случае стороны трудового договора также могут заключить допсоглашение к нему. Однако отсутствие такого соглашения не влечет прекращения или изменения трудовых отношений (Письмо Роструда от 04.06.2020 N ПГ/28836-6-1).
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников {КонсультантПлюс}
Вебинар по теме: "Работник, работодатель… и деньги: правовые аспекты выплат в рамках трудовых отношений в 2023 году".