Сотрудник направляется в служебную командировку за границу. Как принять валютные расходы к учету?
Вопрос: Сотрудник направляется в служебную командировку за границу. Как принять валютные расходы к учету? Все документы выдают на китайском языке.
Ответ: Валютные расходы в бухгалтерском и налоговом учете и в авансовом отчете пересчитывают по курсу, указанному в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет или аванс был выдан в валюте - по курсу Банка России на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, - по курсу на дату утверждения авансового отчета. Подтверждающие документы на иностранном языке переведите на русский. Сделать это может и сам работник.
Загранкомандировка: оформление, оплата и учет расходов
Загранкомандировку оформляют теми же документами, что командировку по России: издают приказ о командировке, по желанию выписывают командировочное удостоверение и служебное задание.
Нормы суточных и расходов на проживание и проезд в загранкомандировке, а также порядок их возмещения организация устанавливает в своем ЛНА, например в положении о командировках. За день выезда из РФ суточные платят по нормам для загранкомандировок, за день въезда - по нормам для России, а за однодневную командировку - половину нормы для загранкомандировок (п. п. 18, 20 Положения о командировках).
Суточные можно выплатить как в рублях, так и в валюте.
Пример. Расчет суточных при загранкомандировке
Работник пересек границу и вылетел в командировку в Стамбул 1 февраля, вернулся в РФ 4 февраля. По Положению о командировках, действующему в организации, норма суточных для Турции - 50 евро в день, суточные выплачиваются в рублях по курсу ЦБ на дату выплаты; суточные по России - 700 руб. в день. Суточные выплачены 27 января при курсе 105,1095 руб/евро.
Суточные за 1, 2 и 3 февраля - 150 евро (50 евро x 3 дн.), что равно 15 766,43 руб. (150 евро x 105,1095 руб/евро), за 4 февраля - 700 руб. Итого к выплате 16 466,43 руб. (15 766,43 руб. + 700 руб.).
На суточные в части превышения 2 500 руб. в день начисляют НДФЛ и взносы по единому тарифу. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматива нет. Оплату проезда и проживания включают в расходы, НДФЛ и взносы не начисляют (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).
Валютные расходы в бухгалтерском и налоговом учете и в авансовом отчете пересчитывают по курсу, указанному в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет или аванс был выдан в валюте - по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, - по курсу на дату утверждения авансового отчета (п. п. 6, 9 ПБУ 3/2006, Письма Минфина от 19.08.2022 N 07-01-09/81220, от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324).
Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из загранкомандировки работник должен представить авансовый отчет. Если аванс выдан в валюте, расходы указывают и в рублях, и в валюте. Если аванс в рублях, то только в рублях. В бухгалтерских программах валютные и рублевые расходы оформляют отдельными авансовыми отчетами.
{Типовая ситуация: Загранкомандировка: оформление, оплата и учет расходов (Издательство "Главная книга", 2024) {КонсультантПлюс}}
Вебинар по теме: "Годовой отчет 2024: бухгалтерский и налоговый. Изменения на 2025 год".