Отсутствие электронной подписи у руководителя не поможет избежать штрафа при сдаче ЕФС-1 в бумажном виде — выводы суда

Бумажный отчёт вместо электронного обернулся для организации спором с Социальным фондом о правомерности штрафа. Речь шла о подаче формы ЕФС‑1 за полугодие: страхователь нарушил порядок и представил документ в традиционном бумажном виде. У компании имелось объяснение: с июня по октябрь электронная отчётность оказалась недоступна — после увольнения руководителя организация осталась без электронной подписи.

Ситуация развивалась постепенно. В августе в ЕГРЮЛ внесли изменения: обновили сведения о лице, которое вправе действовать без доверенности от имени юрлица, — им стал исполняющий обязанности руководителя. Окончательная точка в кадровой трансформации была поставлена лишь в октябре: тогда это физическое лицо официально назначили руководителем, а соответствующие данные зафиксировали в реестре.

Фонд, не приняв во внимание обстоятельства, вынес решение о наложении штрафа. Разбирательство переместилось в суд. Первая инстанция встала на сторону организации, признав наказание незаконным, — но апелляция с такой позицией не согласилась.

Судьи апелляционной инстанции выдвинули ряд аргументов. 

Во‑первых, у страхователя имелась реальная возможность оформить доверенность на уполномоченное лицо и своевременно подать электронный отчёт. 

Во‑вторых, деятельность организации в спорный период не останавливалась: компания вела кадровые изменения и оформляла финансовые документы. При этом у уполномоченных лиц была усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а значит, техническая возможность направить электронную форму сохранялась.

Апелляционный суд также подчеркнул, что законодательство о персонифицированном учёте не предусматривает отсутствие руководителя как обстоятельство, которое может исключить или смягчить ответственность. Дополнительно было отмечено: в начале июля фонд направлял заместителю письмо с разъяснением возможности сформировать машиночитаемую доверенность (МЧД) — то есть регулятор заранее подсказал путь решения проблемы.

Ещё один нюанс, на который обратили внимание судьи: страхователь не представил убедительных доказательств того, что предпринял все возможные меры для отправки отчёта в электронном виде. К тому же бумажный вариант документа подписал заместитель руководителя — а это косвенно свидетельствовало о том, что он фактически управлял организацией ещё до официального назначения врио руководителя.

Итоговую позицию по делу закрепило Постановление 11‑го ААС от 19.03.2026 по делу N А65‑37501/2025. Суд апелляционной инстанции подтвердил законность штрафа, подчеркнув: соблюдение отчётных требований не должно зависеть от внутренних кадровых изменений, если у компании сохраняются технические и организационные возможности выполнить свои обязательства.

Вебинар по теме: "Организация судебной работы в компании".