Нужно ли выдавать выписку из ЕФС-1 при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой?
Вопрос: Необходимо ли при увольнении сотрудника, перешедшего на электронную трудовую книжку, выдавать выписку из ЕФС-1?
Ответ: Нет. В законодательстве отсутствует обязанность представления при увольнении выписки из ЕФС-1. Форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета, необходимым для передачи ее в СФР.
Таким образом, при увольнении работнику, перешедшему на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, данные сведения выдаются в виде выписки по форме СТД-Р. Выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется.
Какие документы нужно выдать работнику при увольнении
В день увольнения передайте работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице. Выдайте заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013):
- сведения о страховом стаже;
- сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя;
- расчет по страховым взносам - разд. 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах". Порядок его выдачи рассмотрим ниже.
Выдать нужно именно выписки, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 Закона о персонифицированном учете).
Кроме того, вы обязаны передать работнику среди прочего сведения о трудовой деятельности (пп. 4 п. 2, п. 12 ст. 11 указанного Закона). По мнению Минтруда России, если работник перешел на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, они выдаются в виде выписки по форме СТД-Р. При увольнении работника, на которого ведется трудовая книжка, ему выдается трудовая книжка. Выписка по форме СТД-Р может быть предоставлена по запросу. Дополнительно передавать выписку из ЕФС-1 не требуется (Письмо от 10.04.2023 N 14-6/ООГ-2661).
Вместе с тем в трудовой книжке содержатся не все сведения о трудовой деятельности, указанные в п. 2.1 ст. 6 Закона о персонифицированном учете, в частности не отражен регистрационный номер страхователя. А значит, есть риск того, что вы нарушите требование п. 12 ст. 11 этого Закона. Полагаем, в данной ситуации безопаснее вместе трудовой книжкой дополнительно выдать увольняемому работнику такие сведения по форме СТД-Р или в форме выписки из ЕФС-1.
Также в день увольнения выдайте работнику некоторые справки.
Кроме этого, работник может потребовать выдать ему приказ об увольнении. В этом случае выдайте заверенную копию такого приказа в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
По письменному заявлению работника предоставьте ему и иные заверенные копии документов, связанных с работой. К таковым относятся, например, приказы о переводах на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, вы можете оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись о получении документов.
Готовое решение: Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
Вебинар по теме: "Изменения в трудовом законодательстве".