Может ли организация продолжать вести личную карточку сотрудника и в какой форме?

Вопрос: В организации принято решение продолжать вести личную карточку работника для кадрового учета. Допустимо ли это и в какой форме можно эту карточку вести?

Ответ: Да, допустимо. Работодатели не должны вести личную карточку работника для кадрового учета, поскольку эта обязанность не следует ни из Порядка ведения и хранения трудовых книжек, ни из иных нормативных правовых актов. Однако работодатель может самостоятельно принять решение продолжать вести личную карточку для данной цели.

По мнению Роструда, негосударственные организации вправе самостоятельно разработать форму личной карточки в силу ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ. При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

Личную карточку работника для кадрового учета можно вести в электронном виде, поскольку ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ допускается возможность составить электронный первичный учетный документ (Письмо Минтруда России от 24.12.2021 N 14-6/В-1487).

Порядок ведения личной карточки в электронном виде работодатель может установить самостоятельно, закрепив его локальным нормативным актом, с учетом применяемой формы личной карточки и используемого программного обеспечения. Этот порядок должен соответствовать требованиям к обработке персональных данных работников (ч. 1 ст. 8, ст. 86 ТК РФ).

Как заполнить личную карточку работника

Унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника" применяется для ведения кадрового учета работников. Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы, предусмотрена форма N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Для научных и научно-педагогических работников в дополнение к личной карточке установлена форма N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника".

Личная карточка работника (в случае ее ведения) заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

• приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• трудовой книжки (в случае ее ведения) или документа, подтверждающего трудовой стаж (например, сведений о трудовой деятельности);
• документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
• документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ необходимо предъявлять дополнительные документы (например, при приеме по совместительству на работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы).

В п. 5 "Знание иностранного языка" разд. I личной карточки указывается степень знания языка: "владеет свободно", "читает и может объясняться", "читает и переводит со словарем".

Пункт 8 разд. I личной карточки предусмотрен для отражения стажа работы, который рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов (например, сведений о трудовой деятельности).

Со слов работника могут быть внесены данные о ближайших родственниках в п. 10 "Состав семьи" (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1) и о фактическом месте жительства в п. 12 "Адрес места жительства".

Заполнение разд. II "Сведения о воинском учете" производится на основании:

• военного билета (временного удостоверения или справки, выданных взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих такому призыву.

На граждан, пребывающих в запасе:

• п. 1 "Категория запаса" - на офицеров запаса не заполняется;
• п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
• п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или шесть цифр и буквенный знак, например "113194А");
• п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
• п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

- строка "а)" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о его выдаче и изъятии;

- строка "б)" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" - не заполняются;
• п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
• п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разд. III "Прием на работу, переводы на другую работу" вносятся сведения на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, после чего работник знакомится с ними под подпись в графе 6 формы N Т-2 или N Т-2ГС(МС).

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др. В него также можно вносить записи о времени отстранения от работы для правильного исчисления периодов, за которые предоставляются отпуска, периодах простоя и т.п.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). То есть прежние сведения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Готовое решение: Как вести личную карточку работника (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Вебинар по теме: "Изменения в трудовом законодательстве".