Какую информацию должна содержать отметка о поступлении входящего документа?

Вопрос: Отметка о поступлении входящего документа в организацию проставляется на первом листе. Какую информацию должна содержать отметка?

Ответ: Отметка должна содержать:

• дату поступления;
• входящий регистрационный номер документа (порядковый номер входящего документа, который может быть дополнен цифровыми или буквенными кодами согласно используемым организацией классификаторам);
• время поступления в часах и минутах и способ доставки документа (при необходимости).

Порядок регистрации входящих документов

Порядок регистрации входящих документов организация устанавливает в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству или положении о документообороте, с которым нужно под подпись или в электронном виде ознакомить работника, ответственного за регистрацию входящих документов (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 - 3 ст. 22.1, ч. 1, 2 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

При разработке этого документа рекомендуется учесть положения, в частности:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", разработанные ВНИИДАД (далее - Методические рекомендации по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Также возможно учесть Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46 "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии".

Коммерческим организациям целесообразно использовать еще и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 N 199 (далее - Методические рекомендации N 199).

В отдельном разделе "Работа с входящими документами" такого локального нормативного акта указываются, в частности:

• виды входящих документов, подлежащих и не подлежащих регистрации;
• место и способ регистрации входящих документов: у ответственного лица или в соответствующем структурном подразделении;
• лица, на которых возлагаются обязанности и ответственность за регистрацию входящих документов (секретарь, делопроизводитель, лица, назначенные в структурных подразделениях);
• процедура обработки входящих документов (прием и первичная обработка, регистрация, распределение документов для принятия управленческих решений, направление документов ответственным исполнителям, исполнение, контроль исполнения, формирование исполненных документов в дела) - поэтапно с указанием срока выполнения для каждого этапа;
• правила регистрации входящих документов, включая сроки регистрации, порядок нумерации входящих документов, структуру регистрационного номера, реквизиты регистрационно-учетной формы.

Как правило, входящие документы регистрируются один раз независимо от того, сколько раз и какими способами документ под одним и тем же исходящим номером был отправлен (разд. 3.4.4 Методических рекомендаций N 199):

• в день их поступления;
• на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время);
• незамедлительно (в случае поступления документа с отметками "Срочно", "Оперативно").

Отметка о поступлении документа

На каждом регистрируемом входящем документе делается отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию. Она проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. При отсутствии места для нее на лицевой стороне входящего документа отметка ставится на оборотной стороне листа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят только на первой странице (разд. 4, п. 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.27 Методических рекомендаций по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или с помощью штампа на всех зарегистрированных входящих документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов (п. 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка должна содержать (разд. 4, п. п. 5.11, 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• дату поступления;
• входящий регистрационный номер документа (порядковый номер входящего документа, который может быть дополнен цифровыми или буквенными кодами согласно используемым организацией классификаторам);
• время поступления в часах и минутах и способ доставки документа (при необходимости).

Вопрос: Как в организации регистрируются входящие документы? (Консультация эксперта, 2023) {КонсультантПлюс}

Вебинар по теме: "Подготовка к годовому отчету".