Как составить и у кого утвердить номенклатуру дел?

Вопрос: Как составить и у кого утвердить номенклатуру дел?

Ответ: Номенклатура дел - это перечень заголовков дел, то есть папок с документами организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел бухгалтерии включает все документы, используемые для ведения учета и составления отчетности, номенклатура кадровой службы - кадровые документы (п. п. 94, 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Номенклатуру составляют и утверждают у руководителя ежегодно - на каждый следующий год. Дополняют номенклатуру при появлении дел с новыми заголовками. Если деятельность организации не меняется, то номенклатура на следующий год может быть такой же, как в текущем (п. 11 Правил хранения документов).

Номенклатура дел: бухгалтерия и кадры

Обычно номенклатура дел - это таблица из нескольких граф:

• индекс дела - цифровое или буквенное обозначение папки. Например, "СФ исх. ав. 2024"
• заголовок дела - общее название, вид документов, подшитых в конкретную папку. Например, "Счета-фактуры на авансы, выставленные в 2024 г."
• количество дел - графу заполняйте в конце года, когда станет известно точное количество заведенных за год папок с соответствующими документами
• срок хранения дела определяйте по сроку хранения содержащихся в нем документов. Можно указать его в годах (4 года, 5 лет и т.д.) или поставить дату, до которой надо хранить дело. Срок хранения отсчитывают с 1 января следующего года. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках
• примечание - отметки об уничтожении документов, о передаче в архив, о переходе дела на следующий год, о применении специальных сроков хранения к отдельным документам дела, вид носителя информации (бумажный, электронный)

{Типовая ситуация: Номенклатура дел: бухгалтерия и кадры (Издательство "Главная книга", 2024) {КонсультантПлюс}}

Вебинар по теме: "Подготовка к налоговой реформе 2025: от теории к практике".