Как снизить стресс при больших объемах работы
Стресс в переводе с английского означает "напряжение, давление, подавленность". Стресс - это состояние эмоционального и физического напряжения, которое возникает в определенных ситуациях, характеризующихся человеком как трудные и неподвластные. Давайте понаблюдаем, что вызывает стресс именно у вас, и подумаем, как сократить количество стрессовых ситуаций.
Шаг 1. Причины: что вызывает стресс?
По данным опроса, проведенного среди бухгалтеров, главные причины стресса - это:
- страх ошибки;
- большой объем работы;
- общение с проверяющими органами;
- отношения в коллективе.
Конечно, есть и другие причины, у каждого бухгалтера - свой личный список. Поэтому на первом шаге важно определить свои причины стресса.
Для этого предлагаю неделю пожить с вопросом: "Что у меня вызывает стресс?" Как только ловите себя в состоянии дискомфорта и напряжения, записывайте эту ситуацию. В итоге появится список причин, по которым вы изо дня в день сталкиваетесь со стрессом.
Например, в моей работе главного бухгалтера частой причиной стресса были авралы - когда необходимо выполнить сразу две-три задачи со сроком "вчера", при этом понимаешь: что ни выберешь, все равно не успеешь. И именно в такие моменты руководитель грузит новой задачей, да еще и сделать нужно "побыстрее, потому что очень надо".
Справляться со стрессом на работе поможет тренинг Института дополнительного профессионального образования "Респект". В его рамках будут рассмотрены приёмы, которые повышают стрессоустойчивость и снижают конфликтность в коллективе.
Шаг 2. Обезвредить то, что нашли
Определив причины стресса, вы сможете вовремя замечать ситуацию, вызывающую стресс. И быстро выходить из состояния эмоционального и физического напряжения, без глубокого погружения.
Вторую неделю поживите с вопросом: "Что я могу сделать, чтобы исключить причины стресса?" Начните с той, которая идет первой в списке.
Как уже было сказано, в моей практике первое место принадлежало авралам. Благодаря этому появилась моя система тайм-менеджмента для бухгалтера. Что было сделано? Сначала я научила себя воспринимать авралы как очередную задачу с коротким сроком выполнения. Когда главный бухгалтер спокоен и не создает дополнительную спешку, коллектив тоже спокоен. В комфортном состоянии задача выполняется быстрее и меньше вероятность ошибки.
Система тайм-менеджмента дает возможность оставлять запас времени для плановых задач. Это значит, что в случае возникновения аврала сроки выполнения таких задач можно сместить на день или два без критических последствий.
То есть не нужно оставаться вечерами и в выходные, чтобы все успеть.
Еще оказалось, что время "под авралы" можно планировать. Как правило, в работе бухгалтера они возникают в одни и те же периоды. Значит, нужно высвобождать для них время. И тогда в какой-то момент авралы из неожиданностей превратятся в плановые и предсказуемые ситуации.
Разобравшись с главной причиной в списке, можно переходить к следующей. Если подход комплексный, то, скорее всего, остальные проблемные ситуации уйдут сами собой.
На этой позитивной ноте переходим к третьему шагу.
Шаг 3. Разрешаем себе отдыхать
Для того чтобы снизить уровень стресса и отключиться от рутины, в течение дня необходим отдых. Причем не по остаточному принципу - вот сейчас все доделаю, а потом выпью чай и, может, даже успею пообедать. Отдых добавляем в план дня в самом начале. На первых порах будет трудно, поэтому рекомендую использовать будильник. Прозвенел будильник, встаем и выходим из кабинета. Мало ситуаций, когда дела не могут подождать 10 минут. Могут. А после отдыха продуктивность возрастает.
Отдых - это 10 - 15 минут вне рабочего места: выйти на улицу, послушать любимую музыку, помедитировать, пройтись по ступенькам лестницы. Важно переключить внимание с рабочих вопросов на что-то другое.
В моей практике был такой случай. Поставила перед собой трудоемкую задачу - разобраться с договорами цессии, пересчитать суммы и сделать начисления в программе. Планировала закончить до конца дня. Но дело никак не шло. Тогда начала делать небольшие перерывы, но продолжала думать над проблемой. То есть не переключалась! Так прошло четыре часа, день закончился, устала, а работу не сделала. А на следующий день с утра понадобилось всего полчаса, чтобы разобраться с договорами и сделать начисления!
Вывод: из-за того, что продолжала заниматься тем, что не получалось, потеряла полдня. Вместо того чтобы перенести задачу на другой день.
Вот почему нужна система планирования, чтобы по каждой задаче был запас времени и в случае необходимости решение можно было перенести на другой день, убрав напряжение от важности и срочности.
Утром заряжаем не только телефон
Интересный момент: на одну и ту же ситуацию человек может реагировать по-разному в зависимости от состояния. Например, ваш подчиненный допустил ошибку. Если вы прекрасно себя чувствуете, утром проснулись с улыбкой, сделали зарядку, вкусно позавтракали, прогулялись до офиса пешком под лучами яркого солнца, то спокойно выслушаете сообщение об ошибке. И без долгих выяснений, кто прав, кто виноват, перейдете вместе с сотрудником к решению проблемы.
А если вы проспали, в спешке собирались, добирались 1,5 часа по пробкам и не успели позавтракать? На ту же ошибку сотрудника реакция будет другая. Добавятся эмоции, накопленные за утро.
Поэтому замечательно, если утром вы в первую очередь заряжаете свою внутреннюю батарейку, чтобы внеплановые ситуации не выбивали из колеи. Идеально, когда с утра вы выделяете хотя бы 15 - 20 минут только для себя: чтобы проснуться с улыбкой, потянуться, сделать разминку, выпить воды, включить любимую музыку и собраться без спешки. То есть подготовиться к тому, чтобы новый день прошел хорошо.