Как организовать внутреннюю проверку соблюдения трудового законодательства

1. Обязательно ли проводить внутреннюю проверку (самоконтроль) соблюдения трудового законодательства

Нет, законом не предусмотрена обязанность проводить такой внутренний контроль. Но рекомендуем вам организовать его проведение. Он позволит вам, в частности, оценить, соблюдаете ли вы требования трудового законодательства, выявить нарушения и устранить их (по возможности). Это, в свою очередь, возможно, поможет вам избежать административной ответственности (в частности, штрафа) при проведении контрольных (надзорных) мероприятий трудинспекцией. А также на будущее знать, как корректно оформлять документы, чтобы избежать аналогичных ошибок.

Порядок проведения самоконтроля нормативно не урегулирован. Вы можете организовать его как вам удобнее. Конкретный порядок можно предусмотреть, например, в приказе об организации такого контроля. А если планируете проводить контроль на постоянной основе, рекомендуем закрепить порядок в положении о внутреннем контроле (самоконтроле). При этом советуем воспользоваться Методическими рекомендациями из Письма Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ.

Вебинар по теме: "Экспертный анализ изменений трудового законодательства-2022. Ожидания-2023".

2. За какой срок проводится внутренняя проверка (самоконтроль) соблюдения трудового законодательства

Такой срок нормативно не определен. Рекомендуем вам предусмотреть его, в частности, в приказе об организации внутреннего контроля, положении о внутреннем контроле. Например, можете поручить провести внутреннюю проверку документов за последние три года. Затем советуем проводить проверки периодически (например, ежегодного), поскольку исправлять выявленные нарушения, ошибки удобнее за небольшой период времени.

Для удобства можно составить график проверок на год по отделам, особенно если у вас большая компания. Укажите в нем, например, в каких отделах будет проводиться проверка в I квартале, а в каких - в последующих кварталах. Составить такой график можно в произвольной форме, в том числе включить его в приказ об организации внутреннего контроля.

3. Как составить приказ об организации внутренней проверки (самоконтроля) соблюдения трудового законодательства

Составьте приказ в произвольной форме (нормативной нет). Он не обязателен, но позволит вам, например, систематизировать мероприятия по внутреннему контролю, назначить ответственных за его проведение лиц. Можете указать в нем, в частности:

• кто будет проводить внутренний контроль. Например, можете назначить ответственного работника (желательно, чтобы у него было юридическое образование и опыт кадровой работы, хорошее знание трудового законодательства) или распорядиться о создании службы внутреннего контроля. Подробнее об этом расскажем далее;
• срок, за который проводится самоконтроль (о нем рассказывали выше). Например, можете распорядиться провести проверку документов за последние три года, прописать график проверок по отделам (его можно включить непосредственно в текст приказа или оформить приложением к нему);
• способ проведения внутреннего контроля. Например, можно использовать проверочные листы Роструда или интернет-сервис "Электронный инспектор";
• поручения ответственным лицам - например руководителю отдела персонала - подготовить проект положения о внутреннем контроле (самоконтроле) соблюдения трудового законодательства, оформить документы о возложении на ответственных за проведение самоконтроля лиц соответствующих обязанностей.

Ознакомьте с приказом всех, для кого в нем есть поручения.

4. Кто в организации проводит внутреннюю проверку (самоконтроль) соблюдения трудового законодательства

Нормативно не урегулировано, кто в организации должен проводить такой контроль. Вы можете назначить ответственное за это лицо (в том числе принять работника на специально созданную вами должность внутреннего контролера). Желательно, чтобы у него было высшее образование (юридическое или экономическое), опыт кадровой работы и хорошее знание трудового законодательства (Методические рекомендации из Письма Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ). О том, как возложить на работника такие обязанности, расскажем ниже.

Также можно, например, создать службу внутреннего контроля (с учетом рекомендаций Роструда в Письме от 07.03.2018 N 837-ТЗ).

Возможны и другие варианты. Например, если у вас есть филиалы, то можете назначить в них ответственных за внутренний контроль и при этом создать в организации общую комиссию по соблюдению трудового законодательства.

4.1. Как возложить на работника обязанности ответственного за внутреннюю проверку соблюдения трудового законодательства

Такую обязанность можно возложить, например, на менеджера по персоналу. Вы можете сразу прописать ее в трудовом договоре или дополнить его впоследствии, заключив с работником дополнительное соглашение к трудовому договору (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Также можете создать специальную должность внутреннего контролера. На нее сможете принять нового работника или перевести (либо оформить внутреннее совместительство) того, кто уже работает у вас. Для этого внесите изменения в штатное расписание. Порядок внесения в него изменений нормативно не определен. Можете, например, издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, указав в том числе новую должность, количество штатных единиц по ней, условия оплаты труда, дату, с которой вносятся изменения.

Рекомендуем получить у работника, на которого возлагаете ответственность за внутренний контроль, письменное обязательство о неразглашении (соблюдении конфиденциальности) персональных данных (если он такое еще не оформлял), учитывая абз. 4 ст. 88 ТК РФ, ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.

4.2. Как в организации создать службу внутренней проверки за соблюдением трудового законодательства

Как создать такую службу, нормативно не регламентировано. Конкретный порядок можете предусмотреть в положении о внутренней проверке (самоконтроле) соблюдения трудового законодательства. Возложить обязанности службы внутреннего контроля можно, например, на отдел управления персоналом, юридический отдел (то есть вам не обязательно для создания такой службы расширять штат работников).

Рекомендуем прописать в положении в том числе задачи и функции службы внутреннего контроля, кто в нее входит. При этом можете ориентироваться на рекомендации Роструда. Так, в них предлагается создать службу внутреннего контроля одним из двух способов:

• возложить ее контрольные функции на один отдел (например, на отдел управления персоналом или службу охраны труда);
• поделить контрольные функции между двумя подразделениями. Одно будет контролировать соблюдение требований охраны труда (например, служба охраны труда). Другое (например, отдел управления персоналом, юридический отдел) - соблюдение иных требований трудового законодательства (например, по оформлению трудовых договоров, увольнению, выплате зарплаты). Представители отделов организуют деятельность комиссии по соблюдению трудового законодательства (включая вопросы охраны труда), в которой участвуют представители руководства, профсоюза (при наличии), работников.

5. Как составить положение о внутренней проверке (самоконтроле) соблюдения трудового законодательства

Обязательных требований к форме и содержанию положения о внутренней проверке (самоконтроле) соблюдения трудового законодательства нет. Такое положение желательно издать, если вы планируете проводить самоконтроль на постоянной основе. Составьте положение в произвольной форме. Можете предусмотреть в нем любые разделы в любой последовательности. Рекомендуем предусмотреть, в частности, следующие разделы:

• общие положения. Можно указать, в частности, на добровольный характер самоконтроля, прописать цели самоконтроля (в частности, обеспечить соблюдение в организации норм трудового права), принципы (в частности, оперативности - то есть нарушения своевременно выявляются и предотвращаются);
• об ответственном за внутренний контроль или о службе внутреннего контроля (в том числе о порядке ее создания, кто в нее входит) - укажите в зависимости от того, кто у вас проводит внутренний контроль. Напомним, что функции службы внутреннего контроля можете возложить, например, на отдел управления персоналом, юридический отдел. Советуем, используя рекомендации Роструда, прописать задачи службы, направления деятельности. Пропишите права и обязанности того, кто проводит внутренний контроль (например, запрашивать необходимую информацию, документы у руководителей подразделений, не разглашать сведения, ставшие известными при проверке);
• процедуры внутреннего контроля. Опишите, как именно у вас проводится внутренний контроль, каким способом. Например, укажите, что самоконтроль проводится с помощью сервиса "Электронный инспектор";
• документальное оформление результатов внутреннего контроля.

Утвердите положение так же, как, например, утверждают положение об отпусках (особенностей нет). Ознакомьте с положением под подпись тех работников, которых оно касается (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Например, с помощью листа ознакомления, который может быть оформлен приложением к положению.

6. Как использовать проверочные листы Роструда при самопроверке

Вы можете использовать проверочные листы, формы которых утверждены Приказом Роструда от 01.02.2022 N 20. В них содержатся списки контрольных вопросов, касающихся обязательных требований в разных сферах трудовых отношений (например, соблюдение порядка оформления приема на работу, соблюдение общих требований по установлению и выплате зарплаты).

Каждый раз при внутреннем контроле сначала определите, какие проверочные листы вам нужны, поскольку их очень много. Например, можете составить план самопроверки, указав в нем номера конкретных Приложений к Приказу Роструда от 01.02.2022 N 20, в которых приведены формы проверочных листов. Отвечайте на все вопросы листа, с которым работаете, проверьте по ним каждого работника. Чтобы не распечатывать много проверочных листов, можете отвечать на вопросы в электронном виде, в частности оформив таблицу в программе Excel (пример приводим ниже).

Есть три варианта ответа: "да" (вы выполнили требование закона), "нет" (у вас есть нарушение, и его по возможности нужно исправить), "неприменимо" (ситуация из вопроса не имеет отношения к вам или работнику).

7. Как использовать интернет-сервис "Электронный инспектор" для проведения внутреннего контроля (самоконтроля)

Для использования сервиса "Электронный инспектор" при проведении внутреннего контроля перейдите по адресу: https://онлайнинспекция.рф/inspector. Выберите предмет проверки (например, оплата труда) и интересующий вас вопрос (например, проверка правомерности и порядка удержаний из заработной платы). Сервис предложит вам перечень документов, которые понадобятся при онлайн-проверке (например, трудовой договор, приказ об удержании), подготовьте их. Вы можете указать условное название компании, сервис это допускает. Далее отвечайте на предлагаемые вопросы онлайн. Если по вашим ответам система зафиксирует нарушения - это будет отражено в акте проверки. Он не является официальным документом и не повлечет для вас негативных последствий (например, штраф за нарушение). Вам могут предложить рекомендации по устранению допущенных нарушений и образцы необходимых документов (Методические рекомендации из Письма Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ, Письмо Роструда от 31.08.2020 N 1470-4-3). Следующую проверку можете начать сразу же. Проверку проводите по каждому работнику отдельно.

Отметим, что регистрация на сервисе сейчас не обязательна, достаточно указать название организации (можно даже условное). При желании вы можете зарегистрировать свой рабочий кабинет. Но учтите, что тогда информация о вас будет доступна оператору сервиса "Электронный инспектор", а это уполномоченное подразделение Роструда.

Поскольку "Электронный инспектор" - автоматическая система, полагаем, есть вероятность, что при самопроверке будут учтены не все нюансы оформления трудовых отношений именно в вашей организации. В связи с этим не стоит полностью полагаться на результаты самоконтроля, полученные данным способом.

8. Какими документами оформить результаты внутренней проверки (самоконтроля) соблюдения трудового законодательства

Перечень таких документов нормативно не установлен. Вы можете определить их сами, например в положении о внутренней проверке (самоконтроле) соблюдения трудового законодательства. Можете использовать как предлагаемую Рострудом форму "Сведений о результатах мероприятий внутреннего трудового контроля", так и предусмотреть другие документы (например, протокол проведения внутренней проверки).

Полагаем, что выявленные вами нарушения достаточно будет отразить в предложенной выше таблице. Отдельным приказом вы можете обязать конкретных работников исправить эти нарушения (например, дать соответствующие поручения специалисту по кадрам, бухгалтеру).

Например, если выявили, что на ваших экземплярах трудовых договоров работники не поставили подпись о получении своих экземпляров - зафиксируйте это нарушение в таблице по каждому работнику. Затем поручите ответственному за оформление кадровых документов (например, специалисту по кадрам) попросить работников поставить подписи на ваших экземплярах договоров о получении ими своих экземпляров, пояснив им, что это требование ч. 1 ст. 67 ТК РФ. А при отказе работников поставить подпись - составить об этом акт.

9. Нужно ли исправить нарушения, выявленные по итогам внутренней проверки (самоконтроля)

Да, нужно исправить (по возможности), и безотлагательно, чтобы быть готовым к любыми контрольным (надзорным) мероприятиям, которые может провести ГИТ, в том числе к внеплановым.

Также можете исправлять нарушения по мере необходимости с учетом внутренних процессов в вашей организации. Например, если у вас планируются изменения в определенном подразделении (например, в нем будут сокращения численности или штата), то провести в этом отделе внутренний контроль и исправить нарушения желательно в первую очередь - до начала соответствующих мероприятий.