Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации

1. Что понимается под кадровым делопроизводством

Понятие "кадровое делопроизводство" нормативно не установлено. На практике под ним понимают деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование кадровых документов. Это документы, которыми оформляются различные кадровые процедуры: прием на работу, увольнение, предоставление отпусков работникам и другие. В числе таких документов, например, соответствующие приказы о приеме на работу (в случае издания), увольнении, предоставлении отпуска, а также локальные нормативные акты, регулирующие вопросы трудовых отношений между вами и работниками, например правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков.

Полезно! Курсы профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» в Институте дополнительного профессионального образования "Респект".

Порядок кадрового делопроизводства в организации определяет обычно сам работодатель с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Проверьте, возможно, для вас уже есть специальный нормативный акт, который его регламентирует. Если такого нормативного акта нет, рекомендуем вам разработать внутренний документ, регулирующий кадровое делопроизводство в организации. О том, как его составить, расскажем далее.

2. Как составить локальный нормативный акт о кадровом делопроизводстве в организации

Требования к форме и содержанию такого локального нормативного акта законом не определены. Составьте его в произвольной форме, например, в виде положения или инструкции по кадровому делопроизводству. Можете издать как один документ для всей организации, так и документы, регламентирующие ведение кадрового делопроизводства в отдельных структурных подразделениях, например в обособленных. Это удобно, если там оформляются и хранятся кадровые документы на работников этих подразделений.

В таком документе рекомендуем предусмотреть, в частности, следующие разделы:

• общие положения. Здесь можете указать, например, цели издания локального нормативного акта, кому поручаете ведение у вас кадрового делопроизводства;
• основные требования по оформлению кадровых документов. Укажите, в частности, виды кадровых документов, применяемых в организации, порядок их согласования, должностных лиц, наделенных правом подписи кадровых документов;
• организация кадрового документооборота. Пропишите порядок оформления документов при приеме, увольнении, других кадровых процедурах. В том числе укажите, используете ли вы при их оформлении унифицированные формы, например утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 или разработанные вами формы. Можете прописать порядок регистрации входящей и исходящей кадровой документации. При описании данного раздела можно руководствоваться, в частности, ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• хранение кадровой документации. Пропишите порядок и сроки хранения кадровой документации, в том числе порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение. При этом рекомендуем руководствоваться, в частности, положениями Закона об архивном деле, Перечнем типовых управленческих архивных документов, Правилами, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Для утверждения локального нормативного акта используют специальный гриф утверждения. Можно еще издать приказ об утверждении такого документа. Ознакомьте с локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Например, с помощью листа ознакомления, который может быть оформлен приложением к данному документу.

2.1. Какие требования предъявляются к оформлению кадровых документов, в том числе, по ГОСТ

Специальные требования к оформлению кадровых документов нормативно не установлены. Можете оговорить их в своем локальном нормативном акте о кадровом делопроизводстве. Рекомендуем при оформлении кадровых документов учитывать требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к реквизитам первичных учетных документов. В том числе к наличию в документе даты составления, подписи. Можете при оформлении таких документов руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению организационно-распорядительных документов, использовать унифицированные формы документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 - они не обязательны для применения, но могут вам помочь в том числе при разработке ваших требований по оформлению кадровых документов. Это следует из ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, ч. 2, 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Информации Минфина России N ПЗ-10/2012.

В частности, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень возможных реквизитов, схема их расположения, образцы оформления бланков документов, разъяснения по оформлению различных реквизитов, например подписи. Руководство им поможет вам оформлять кадровые документы без риска оспаривания их подлинности (действительности), например, из-за отсутствия реквизита - даты.

2.2. Какие утверждены унифицированные формы кадровых приказов

Есть унифицированные формы кадровых приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении. Они утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

• N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
• N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
• N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

Унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, с 1 января 2013 г. не являются обязательными к применению. Указанные формы кадровых документов вы можете продолжать использовать или разработать собственные, которые должны содержать обязательные реквизиты. Вместе с тем обязательными к применению остаются формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (ч. 2, 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

3. Кому поручить кадровое делопроизводство в организации

Законом не определено, кому поручить ведение кадрового делопроизводства в организации. Вы можете определить это сами в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). На практике такие обязанности чаще всего возлагают на работников кадровой службы.

Кроме того, если организация имеет обособленные подразделения, например, филиалы, вы вправе выбрать, кому поручить ведение в них кадрового делопроизводства. Можете весь комплекс действий поручить кадровым работникам головной организации или, например, часть функций передать кадровым работникам обособленного подразделения.

Обязанность по ведению кадрового делопроизводства пропишите в трудовом договоре работника, которому ее поручаете (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Дополнительно можете издать в произвольной форме приказ о назначении работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

3.1. Можно ли подписывать кадровые документы по доверенности от руководителя

Да, право подписывать кадровые документы можно передать по доверенности. В доверенности должны быть прописаны, в частности, дата ее совершения, Ф.И.О. работника, которому выдаете доверенность, право подписывать кадровые документы, их перечень, если передается право подписи части из них. Заверять у нотариуса не нужно. Передать право подписи руководитель может, только если сам наделен таким правом (например, не может, если есть ограничение в уставе организации). Это следует, в частности, из ч. 6 ст. 20 ТК РФ, п. п. 1, 4 ст. 52, п. 1 ст. 185, п. п. 1, 4 ст. 185.1, абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ.

Например, можно подписывать кадровые приказы по доверенности от руководителя, если соблюдены указанные выше условия. В частности, если в доверенности прописаны в том числе дата ее совершения, сведения о работнике, которому она выдана, его право подписывать кадровые приказы, например, о приеме на работу и увольнении, об отпусках. При этом руководитель сам должен обладать соответствующим полномочием. Так, уставом может быть ограничено его право подписывать некоторые кадровые приказы. Это следует из ч. 1, 6 ст. 20 ТК РФ, п. п. 1, 4 ст. 52, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1, абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ.

4. Можно ли вести кадровое делопроизводство в электронном виде

Вы можете ввести у себя электронный документооборот (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).

Для этого нужно учесть специальные правила.

5. Какие возможны риски при нарушениях, связанных с кадровым делопроизводством в организации

В этом случае возможны, в частности, риски административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, например, если из-за того, что у вас не организовано кадровое делопроизводство, вы не оформите обязательные кадровые документы и (или) не ознакомите с ними работников в установленном порядке. К примеру, если при приеме на работу (до подписания трудового договора) не ознакомите работника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, - это нарушение ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Имейте в виду, что в рамках электронного документооборота принимаемого работника можете ознакомить с указанными актами в электронной форме (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).