Что такое номенклатура дел?

Вопрос: Что такое номенклатура дел? Каков срок хранения приказов на прием, увольнение, перевод, отпуска, командировки, дисциплинарные взыскания?

Ответ: Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Так, приказы:

• на прием, увольнение, перевод подлежат хранению 50/75 лет;
• предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков в связи с обучением, командировки подлежат хранению 5 лет;
• дисциплинарные взыскания подлежат хранению 3 года.

Порядок составления номенклатуры дел отдела

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013)).

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Одно дело - это одна папка или несколько, в зависимости от количества документов, в которой помещены документы по одному вопросу (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. 10 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила)).

Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с экспертной комиссией (далее - ЭК) ЦЭК и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года (п. 11 Правил, п. 6.2 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 N 43).

Рекомендуемый образец формы номенклатуры дел приведен в Приложении N 1 к Правилам. Данная форма составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, рекомендуемая форма которой приведена в Приложении N 2 к Правилам. Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений либо наименования функций и направлений деятельности организации. В форму номенклатуры дел включаются, в частности, следующие графы:

• 1 - индекс дела - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации (п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013);
• 2 - заголовок дела - отражает деятельность организации, ее структурных подразделений, в том числе работу коллегиальных органов (п. 11 Правил);
• 3 - количество томов (частей) - эта графа заполняется по окончании календарного года, когда известно точное количество дел, учет которых ведется организацией;
• 4 - срок хранения и номер статьи указываются со ссылкой на Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень).

Срок хранения с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (сноски 1, 2 к Перечню);

• 5 - примечание - указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел. Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 12 Правил). По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения (п. 13 Правил).

Вопрос: Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела? (Консультация эксперта, 2024) {КонсультантПлюс}

Вебинар по теме: "Годовой отчёт за 2023 г.: налоговый и бухгалтерский. Разбираем все изменения".