Аттестация сотрудников как элемент кадрового управления
Перед любым руководителем, особенно в настоящее время, достаточно остро стоит вопрос проверки знаний своих сотрудников. Основным инструментом для выполнения поставленной задачи является проведение аттестации. И если с классическим способом проведения аттестации сталкивались практически все кадровики, то с современными, с использованием новых технологий, - не каждый. Автоматизация аттестации значительно облегчает весь процесс. Расскажем, кто ее может использовать и когда, а также как применять ее результаты.
Классический способ проведения аттестации
Примечание. Подробная процедура организации аттестации в компании (с образцами документов) описана в статье "Проводим аттестацию персонала" в N 9, 2015, на с. 20.
Примечание. См. также статью "Топ-7 спорных вопросов об организации аттестации" в N 5, 2017, на с. 11.
Традиционный процесс проведения аттестации в организации обычно состоит из следующих мероприятий:
- разработки положения об аттестации, с которым работники должны быть ознакомлены под личную подпись (в нем обычно определяется, с какой периодичностью проводится аттестация, в каком порядке определяется список аттестуемых, в какой срок и какой форме их оповещают о предстоящей аттестации, с помощью каких технических и оценочных средств и в какие сроки проводится аттестация, как формируется аттестационная комиссия, какими документами оформляется ее деятельность, как поступают с работниками, которые в период проведения аттестации оказываются в отпусках или на больничном, как подводятся итоги аттестации, какие последствия для работников могут быть по ее результатам и пр.);
- издания приказа о создании аттестационной комиссии и утверждении ее членов, порядка их замещения в случае временного отсутствия;
- подготовки графика аттестации;
- непосредственно проведения экзамена;
- подведения итогов.
Форма аттестации зависит от специфики трудовой деятельности испытуемого, но чаще всего проводится письменное тестирование на бумажном носителе. Бывает и формат устного собеседования по заранее оговоренной тематике ("вопрос - ответ").
Примечание. В статье "Как разрабатывать тесты для оценки персонала" в N 3, 2018, на с. 73 рассказывается о плюсах и минусах тестирования, откуда брать основы для теста, как написать задания и не ошибиться при подготовке к ним ответов, каких вопросов стоит избегать.
Создание оценочных средств - это всегда трудоемкий процесс, требующий анализа должностных (рабочих) инструкций и подбора персонала, который будет заниматься их разработкой. Оценочные средства для проведения экзамена необходимо подготовить для каждого экзаменуемого.
Сам процесс аттестации обычно следующий. В день экзамена требуется личное присутствие экзаменуемого и всех членов комиссии. Перед его началом сотрудникам разъясняются цели, условия и формы контроля. Также сотрудники знакомятся с материалами, подготовленными для комиссии, а аттестационная комиссия, в свою очередь, знакомится с материалами, предоставленными на каждого сотрудника. И только после этого начинается сам процесс проверки знаний.
По завершении тестирования необходимо время на обработку результатов (проверка заданий, подсчет баллов), и после этого проводится личная беседа членов комиссии с экзаменуемым, по результатам которой выносится решение об успешном либо неуспешном прохождении аттестации. В случае болезни аттестуемого или кого-то из членов комиссии возможны переносы экзамена и увеличение времени.
При такой организации требуется много времени и достаточное количество ресурсов как на подготовительные работы, так и на проведение самой аттестации. При наличии большого количества управлений или подведомственной сети процесс проведения аттестации может занять длительный период времени (иногда до нескольких месяцев), требующий отвлечения сотрудников от рабочего процесса.
Периодическая проверка для подтверждения соответствия квалификации сотрудников, как правило, носит системный характер, что приводит к ежегодным дополнительным тратам на ее проведение и на командировочные расходы сотрудников.
Решением данных проблем являются автоматизация этих процессов и организация проведения дистанционного тестирования сотрудников на их рабочих местах.
Современные автоматизированные способы проведения аттестации и их особенности
На рынке представлено большое количество автоматизированных систем, функционал которых позволяет проводить не только тестирование, но и подготовку сотрудников к процедуре сдачи экзамена. Системы тестирования можно классифицировать по следующим признакам:
- платные или бесплатные;
- облачные или собственные (устанавливаются локально);
- только тестирование или расширенный функционал (включает обучение, расширенную аналитику).
Бесплатные системы чаще всего имеют ограниченный функционал. Например, только прохождение теста или демодоступ к системе в течение 30 дней. Облачные системы предоставляются по принципу SaaS (Software as a service), т.е. доступ к системе дается по подписке и не требует локальной установки системы. Плюсом таких систем является быстрота настройки и запуска процесса тестирования, минусом - хранение информации ограничено периодом времени или периодом действия подписки, отсутствие доступа к расширенной аналитике. Такие системы подойдут организациям с небольшим количеством персонала, которые не нуждаются в организации аттестации сотрудников на постоянной основе.
Собственные системы обычно разрабатываются согласно требованиям заказчика. Помимо инструментов для ввода оценочных средств и прохождения экзамена они имеют расширенный функционал, который удовлетворяет всем потребностям и специфическим требованиям работодателя. Минусом таких систем является большая стоимость разработки, долгий процесс запуска и настройки. Как правило, они используются в больших компаниях и ведомствах.
Мнение. Евгений Мамонов, специалист по управлению персоналом
При организации автоматизированной оценки, независимо от того, идет речь об онлайн- или так называемых коробочных приложениях - системах тестирования, нужно учитывать, что на результат аттестации влияет не только уровень компетентности сотрудников. Часто люди показывают некорректный результат из-за сбоев программного обеспечения либо неточного исполнения инструкций. Так, например, перед началом тестирования программа предупреждает пользователя, что должны быть закрыты все окна браузера или для завершения надо нажать какую-нибудь кнопку (выбрать действие в выпадающем списке, заполнить анкету после ответов на вопросы и т.д.). И если тестируемый по невнимательности или из-за незнания не выполняет рекомендаций, то результат не засчитывается. Чтобы исключить ошибки такого рода, сотрудник службы персонала, ответственный за аттестацию, должен хорошо изучить тесты (пройти их самому как минимум 2 - 3 раза) и собирать статистику сбоев. В случае затруднений он поможет аттестующимся пройти тесты, а после обратится к провайдеру, чтобы тот оптимизировал приложение.
Верификация сотрудников при прохождении автоматического экзамена
Плюсы при использовании автоматизированных систем при тестировании персонала достаточно очевидны, но при этом остро встает вопрос идентификации сотрудника. Как убедиться в том, что тестирование проходил тот специалист, которому оно было назначено, что в процессе прохождения экзамена человек не пользовался подсказками и не списывал ответы?
Для решения таких задач в современных системах существуют механизмы онлайн-наблюдения за экзаменуемым в процессе тестирования, автоматической фиксации нарушений и анализа поведенческой модели. Например, такие механизмы были реализованы в системе INtest для прохождения независимой оценки квалификации для советов по профессиональным квалификациям в строительстве и в сфере безопасности труда, социальной защиты и занятости населения.
Примечание. См. статью "Топ-8 вопросов о согласии работника на обработку персональных данных" в N 6, 2019, на с. 27.
На практике может возникнуть проблема с согласием на обработку персданных, ведь видеосъемка выходит за рамки обработки данных о работнике и его трудовой деятельности, не требующей письменного согласия. Работодателю придется оформить с сотрудником отдельное согласие на это. Упомянутые советы по профквалификациям оформляют согласие на обработку персональных данных, включая в него отдельно пункт на видео- и фотофиксацию процесса экзамена. Согласие оформляется в момент подачи заявки соискателем.
Онлайн-наблюдение во время тестирования доступно благодаря встроенному модулю биометрического распознавания лица в процессе видеосъемки с помощью веб-камеры компьютера. Во время экзамена осуществляется не только аудиофиксация всего происходящего, но также ведется видеофиксация рабочего стола экзаменуемого, а также происходит постоянная идентификация и сверка лица экзаменуемого с эталонным изображением, загруженным в систему до начала экзамена.
Фиксация нарушений и анализ поведенческой модели экзаменуемого становится возможным благодаря технологии искусственного интеллекта, при помощи которой постоянно анализируются различные нарушения в процессе тестирования: посторонние шумы, отвод взгляда, использование гаджетов, наличие посторонних людей в кадре, подмена или отсутствие экзаменуемого, попытки открытия сторонних приложений или вкладок браузера.
Благодаря использованию данных механизмов проблема подтверждения личности сотрудника в процессе дистанционного тестирования становится неактуальной. По окончании тестирования членам экзаменационной комиссии доступен развернутый отчет о результатах экзамена, который включает в себя также результаты прокторинга <1> со списком нарушений.
--------------------------------
<1> Процедура наблюдения и контроля за дистанционным испытанием.
Применение автоматизированных систем для обучения сотрудников
Автоматизированные системы оценки и аттестации сотрудников позволяют решить еще одну проблему - разработку и реализацию планов обучения и повышения квалификации сотрудников. Подобное решение на основе системы INtest реализовано и используется в Роструде и Роскомнадзоре.
Какие преимущества можно отметить? Во-первых, планы обучения позволяют уже в процессе первого тестирования выявить пробелы в профессиональных знаниях. Для этого вопросы в тесте должны относиться к разным группам знаний, а у организаторов тестирования должна быть возможность увидеть аналитику не только по вопросам, но и по разделам знаний. Как правило, пробелы в некоторых областях заметны даже по результатам небольшого теста. Во-вторых, выявление пробелов даст возможность назначать сотруднику для обучения именно те курсы, в которых он нуждается, целенаправленно расходовать бюджет на обучение и получать максимальный эффект от такого обучения.
Не исключены и варианты назначения самостоятельного освоения сотрудниками необходимого материала или разработки в организации собственных курсов, в том числе и видеоуроков. Повторная проверка уровня знаний таких сотрудников должна быть сосредоточена на качестве усвоения нового материала, но может включать и другие разделы знаний.
Мнение. Евгений Мамонов, специалист по управлению персоналом
Корпоративные системы обучения целесообразно строить так. Часть курсов назначается к прохождению в обязательном порядке (профессиональный минимум, бизнес-процессы, охрана труда и т.д.), а часть должна быть доступной к самостоятельному выбору по принципу "шведского стола". Необязательные курсы сотрудник выбирает сам, и это могут быть направления, не связанные с его должностью (профессией). Так, например, кассир может изучить бухгалтерию или основы программирования.
Анализируя пройденные тесты и учебные материалы, служба персонала увидит, к каким видам деятельности у человека есть склонности и мотивация. В дальнейшем эта информация будет полезна при ротации, формировании кадрового резерва, построении планов обучения и других мероприятий.
Тестирование сотрудников во время и после испытательного срока
Примечание. См. статьи "Устанавливаем работнику испытание грамотно" в N 11, 2017 на с. 48 и "Четыре спорные ситуации при увольнении по результатам испытания" в N 12, 2016, на с. 50.
Особое место в кадровой работе занимает процесс организации прохождения и подведения итогов испытательного срока новых сотрудников. Согласно ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель должен указать причину признания работника не выдержавшим испытания. При этом объективность решения работодателя может стать предметом рассмотрения в суде (ст. 71 ТК РФ).
В этом случае на помощь работодателю также приходит отлаженная система тестирования новых сотрудников, которая кроме проверки профессиональных знаний может включать и вопросы внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов и т.п., касающихся непосредственно работника.
А как использовать результаты аттестации, решает уже работодатель, опираясь на ТК РФ. Немаловажным является и дальнейшее развитие знаний и навыков новых сотрудников.
В заключение еще раз подчеркнем достоинства автоматизированной аттестации персонала. По ее итогам работодатель будет в курсе реального уровня профессиональных знаний сотрудников, а также на основе объективной информации сможет эффективнее использовать средства материального стимулирования сотрудников. Более того, как видно из рассмотренных нами особенностей проведения автоматизированной аттестации, принимать управленческие решения можно как в период ежегодной (или иной периодической) аттестации сотрудников, так и при решении различных задач по управлению персоналом: прием сотрудника на работу, подведение итогов по окончании испытательного срока, перевод в другое подразделение, повышение в должности и пр.